Toplantı Sanatı

25/07/12 11:41
Toplantı iş dünyasıın vaz geçilmezidir. Ama aynı zamanda en nefret edilen aktivitelerinden birisidir. Çünkü doğru ve vermli bir toplantı yapmak sanıldığından daha zordur. Ve yoldan çıkmak da çok kolaydır.

Her şirkette çok önemli toplantılar yapılır. Bu toplantılar o kadar önemlidir ki, bütün “yüksek rütbeliler” toplantıya katılır. Genelde kapılar kapalıdır. Toplantılar uzun süreler boyunca devam eder. İçeri sık sık çay, kahve servisi yapılır. Zaman zaman yükselen sesler vardır, kapalı kapının dışındakiler de bu yükselen seslerin arasındaki birkaç kelime veya cümleden içeride neler olup bittiğini çözmeye çalışır. Ve sonunda toplantı biter. Peki sonuç olarak ne olur? Ne acıdır ki, bunca yıllık tecrübeme göre pek de birşey olmaz.
Örneğin bir şirketin bütün müdürleri bir araya gelir ve saatlerce şirket web sayfasının arka planının ne renk olması gerektiğini tartışırlar. Saatlerce.
Bu toplantı ile ilgili yanlış olan şeylerin listesi aslında oldukça uzundur. Fakat listenin başında yer alan şeyin toplantının kendisi olduğu gerçeğini atlarsak ve geri kalan yanlışlıklar üzerinde yoğunlaşırsak aynı hataya biz de düşmüş oluruz.

  • 〈 Web sitesinin arka plan rengine kim karar vermelidir?

  • 〈 Bu kararı verme yetkinliği kimdedir?

  • 〈 Bu kararı verme yetkisi kimdedir?

  • 〈 Bu kararın sonuçlarını ve etkilerini kim bilmektedir?

  • 〈 Bu kararın etki ve sonuçları kimin umurundadır?

Bu soruları sıraladım çünkü biz İstanbul (o zamanki adıyla Konstantinopol) kuşatması sırasında din adamlarının meleklerin cinsiyetini tartışmasıyla dalga geçen bir milletiz. Bizans'ı, Rumları hatta buradan yola çıkarak genelde Hıristiyanları küçük görmek için bu örneği çok kullanır ve ardından da bol bol güleriz. Ama bir dönüp bakarsak; meleklerin cinsiyeti türünden bir tartışmanın anlamını herkesin kendi kabul sınırları içinde bırakarak, din adamları dini konuları tartışırlar, askerler de askeri konuları tartışırlar. Kuşatmanın (veya savunmanın) durumunu değerlendirmekle görevli olanlar askerler ve onların sivil yardımcılarıdır. 'Yukarıdan' yardım istemek dışında din adamlarını doğrudan ilgilendiren bir durum söz konusu değildir. Aslında acıdır ama farkına varmadığımız durum bu insanların bilgi sahibi oldukları bir konuyu tartıştıkları ve bilgi sahibi olmadıkları konuyu uzmanına bıraktıklarıdır. Doğru olan da bu değil mi? Toplantı salonuna geri dönersek, yukarıda sıralı soruları da göz önüne alarak, web sayfasının arka plan rengi ile ilgili tartışmayı yapanların bu konudaki görgüsü veya temel bilgisi hangi düzeydedir? Bu toplantıda olumlu bir katkı yapabilecek bir düzeyde midir?
Devam edelim. Hadi Bizans ahalisi salak da biz çok mu akıllıyız? Bizler toplantılarda doğru konuları mı tarışıyoruz? Tekstil kotaları kalktığında toplantılarda sarf edilen sözlerin ne kadarı bu olayla ilgili ne kadar hangi müdür (veya yeni afili ünvanlarıyla direktör, koordinatörlerin) masa boyu tartışmasıyla ilgilidir? Irak'daki savaş Anelka'dan daha çok toplantı zamanı almakta mıdır? Ciddi müşteri kaybına uğrayan firmalar çare olarak telefon veya fotokopi tasarruflarını(!) mı değerlendirmektedir? Bu belki de önemli konularla yüzleşmemek için tercih ettiğimiz bir yöntem. Bu önemsiz konularla ilgilendiğimiz süre boyunca önemli konulardan kaçabiliyoruz. Bir ertleme, öteleme yöntemi. Kimi kandırıyoruz ki? Sanırım yalnızca ve yalnızca kendimizi. Sinemada gerilim veya dehşet yaratmanın bir yöntemidir kahramanın veya kurbanın arkadan yaklaşan tehlikeyi görememesi. Kapının arkasına bakmaz, yatağın altına bakmaz, cebinden birşeyler düşürür ve almak için eğilir. Yönetmenin seçtiği kamera açısı sayesinde biz yaklaşmakta olan sapığı, canavarı, katili vb. görürüz. Ve oturduğumuz yerden bağırırız: “Arkana bak geri zekalı!”. Perdedeki veya ekrandaki o şahsiyet senaryoda öyle yazdığı için apaçık belli olan tehlikeyi çok geç olana dek görmez. Ama bizim için bir senaryo yazan yok. Peki biz neden aynı ekrandaki “geri zekalı” gibi davranıyoruz? Arkaya bakmamanın en iyi yolu da önemsiz bir konuda uzun, kapsamlı ve tercihen kalabalık bir toplantı yapmak oluyor. Ama o hala orada... Üstelik yaklaşıyor... Baksak da bakmasak da.
Filmi biraz geri sarar ve toplantının başlangıcına bakarsak göreceklerimiz ne derece iç açıcı olacaktır sizce? Toplantılara kimlerin katılacağı daha önce de yazdığım gibi çok önemlidir. Nasıl ki kötü oyunculardan iyi bir spor takımı kurualmazsa kötü katılımcılardan da iyi bir toplantı takımı çıkmaz. Bir organizasyona kişiler katkı sağlamaları veya katkı elde edilmeleri için davet edilirler. Tabii ki teorik olarak. Teori ile pratiğin uyuşmadığını söyleyenlerin haklı oldukları noktalardan başlıcası budur. Teori ile pratiğin uyuşup uyuşmadığı, veya neden uyuşmadığı ayrı bir konu. Üstelik de etraflıca ele alınması gereken bir konu. Bu yüzden de daha sonra etraflıca ele alınacak. Şüpheniz olmasın. 'Mühim' toplantımıza geri dönersek, katılımcılar genelde şöyle tespit edilir: “Bütün müdürler”. Veya “Müdürler ve şefler”. Veya “Genel Müdür Yardımcıları ve Daire Başkanları”. Ne kadar hassas ve cerrah işi bir seçim değil mi? Uluslarası bir fuarda sergilenecek ürünleri seçmek için Personel (pardon İnsan Kaynakları) Şefi veya Muhasebe Müdürü'nden daha iyi bir seçim olabilir mi? Pres kalıplarının değişimi ile ilgili iş yükü yazılımını da en iyi Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı bilir zaten. Fakat Sezar'ın hakkı Sezar'a ucundan bile bilgisayarla ilgili bir iş olsa, örneğin Network mimarisinin seçimi, hepsi de pek bir iyi anlar anlı şanlı katılımcıların. Ama doğal olarak bizde bir toplantı bu kadar kolay gerçekleşemez.
Genelde bu tip 'mühim' toplantılar katılımcılara olabildiğince biçimsiz bir zamanda ve biçimsiz bir şekilde davet edilir. Yemekten hemen önce, bir başka toplantı sırasında, koridorda karşılaşınca. Fakat bu tip organizasyonları yapanlar benden daha yaratıcı oldukları için duyuru için yer ve zaman seçimleri büyük olasılıkla daha renkli ve biçimsiz olabilir.
Toplantı için ise kesin olan iki şey vardır:

  1. 1. Toplantı kesinlikle saatinde başlamayacaktır.

  2. 2. Doğal olarak kesinlikle saatinde bitmeyecektir.

Bir toplantıya geç katılmak bir çeşit güç, şan, şöhret göstergesi olarak değerlendirilir. Hatta gecikmesinin 'boyunu ölçenler' veya karşılaştıranlar da çıkar. Organizasyon Şemasının tepesine yaklaşma ile toplantıya geç girme pozitif korelasyondadır. Yani özetle Genel Müdür en son gelir. Genel Müdür'den sonra gelenler iki gruba ayrılırlar:

  1. 1. Genel Müdür'den geç gelerek fırça yiyecek kadar salak olanlar (ki aslında bu bile o toplantıya katılma yeterliliklerinin olmadığının bir göstergesidir) ve

  2. 2. “Vallahi o kadar çok çalışıyorum ki, ancak bu saatte gelebiliyorum sayın hükümdarım” mesajını vermeye çalışanlar (bunlardan zaten hayır gelmez çünkü hep kendileri için çalışırlar).

İki gruptakileri ayırt etmek çok kolaydır fakat biraz gözlem gerektirir. Kolay tarafından başlayalım. 2. gruptakiler birilerine yaranmanın tam zamanlı bir iş olduğunu bildiklerinden 'hükümdar'ın yakınlarında bulunurlar. Kapısında beklerler, her fırsatta odasına girip birşeyler (gerçekten yalnızca birşeyler) konuşurlar. Misafirlerini karşılarlar, gerekli gereksiz herşeyi danışırlar ve hepsi için de (tercihen hem yazılı hem de sözlü) rapor verirler. En kötüsü ise bu yöntemleri yukarıdakiler tarafından takdir görür. İyi bir takım elemanı oldukları bu yöntemi benimsemeyen 'kötü çocuklar'a her fırsatta anlatılır. En basit kararı bile kendi başlarına veremedikleri hep gözden kaçar. Çünkü o sırada o göz bu kararları vererek kendini önemli hissettiği için ne haşmetli bir şahsiyet olduğuna bakmakla meşguldür.
Aynı anda da bu şahsiyetler sürekli olarak zamanlarının olmadığından, kendi yapmaları gereken işleri yapma fırsatı bulamamaktan şikayet ederler. Haklısınız bunun da etraflıca ele alınması gerekiyor. Kitaplar da bir anlamda teoridir. Yazarsınız ve öyle kalırlar. Madem ki teorik alandayız, pratikle uyuşmayan bir şey yapalım. Etraflıca ele alınması gereken her konuyu etraflıca ele alalım. Büyük yöneticilerin zamansızlığı başlı başına bir konudur. Bir kitapta bir bölümdür. Ansiklopedide bir cilttir. Oyunlarda bir 'level'dir. Ama sırası gelince.
Daha toplantıyı başlatamadık bile. Zaten toplantının kolay başlamaması o toplantının şanına şan katar. Toplantının bir sahibi yoktur. Dolayısıyla bir organizasyonu da. Toplantıya vaktinde gelenler kapı kilitli olduğu için salona giremezler. Odacıya haber salınır ve salon açtırılır. Salon mutlaka havasızdır ve mevsim şartlarını gelenlere yansıtır: Yazlar sıcak ve kurak, kışlar soğuk ve yağışlı. Küresel ısınmanın devamı halinde sıcaklıkların artmasını ve öğleden sonra sağanaklarını da bekleyebilirsiniz. Salona ilk gelenler kışın kaloriferlerin üstünde yazın (varsa) klimanın altında kümelenirler. Gecikenlere düzenli lanetlerle kesilen havadan sudan konuşmalarla toplantıya ısınılır. Gruptaki bayan konsantrasyonu (gram/litre) konuşmanın konusu havanın ve suyun yapısını belirler. Ne kadar maç ve fıstık mevzu olacağı bu konsantrasyon ile ters korelasyon içindedir. Cilt bakımı ve düzeyli aşk ise doğru orantılıdır. Konunun uzmanları konuşmaları dinleyerek 2 dakika içinde kadın – erkek oranını verebilmektedirler. Hata payı ise 'mikron mertebesinde'dir. Mikronun uygun olup olmadığının önemi yoktur. Teknik terimler her yerde prim yapar. Cahillerin olduğu her yerde. Çünkü işten anlayanlar en hafif tabiriyle bu yerli yersiz teknik terimleri 'yemezler'.